Anskaffelser

HR-teknologianskaffelser

Når en virksomhet skal anskaffe HR-teknologi, vil en måtte gå igjennom en anskaffelsesprosess. Her er et eksempel på hvordan en anskaffelsesprosess kan se ut:

1. Utarbeid kravspesifiskasjon - lag en spesifikasjon som viser de egenskapene en ønsker at løsningen en skal anskaffe skal ha

2. Innhent tilbud fra leverandørerer

3. Evaluer innkomne tilbud - sammenlign både pris og kvalitet på de forskjellige innkomne tilbudene

4. Velg produkt og leverandør - velg løsningen/leverandøren som har levert det beste tilbudet, når en tar både pris og kvalitet med i betraktningen

5. Implementer den valgte løsningen - virksomheten samarbeider med leverandøren av løsningen om å gjøre løsningen klar til bruk

6. Ta i bruk den valgte løsningen - husk at de ansatte som skal benytte løsningen normalt vil trenge opplæring

Anskaffelser som gjennomføres av større private virksomheter

Større private virksomheter har gjerne interne retningslinjer for hvordan anskaffelser skal foregå, og de som har ansvaret for å anskaffe HR-teknologi for virksomheten må sørge for at disse retningslinjene blir fulgt.

Anskaffelser som gjennomføres av offentlige virksomheter

Offentlige virksomheter må følge Lov om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) når de gjennomfører en anskaffelse. Større anskaffelser skal normalt utlyses på Database for offentlige innkjøp (DOFFIN). På www.anskaffelser.no kan offentlige virksomheter finne nyttig informasjon som kan benyttes i anskaffelsesprosessen, bl.a. avtaletekst som kan benyttes ved anskaffelse av programvare og utstyr.

Viktig å tenke på: Integrasjon med andre systemer

Når en skal anskaffe HR-teknologi, er det viktig å tenke på hvilke andre IT-løsninger virksomheten benytter, og i hvilken grad den nye løsningen skal kunne integreres med disse. Integrasjon betyr i dette tilfellet at en IT-løsning kan fungere sammen med en annen IT-løsning, ved at den ene IT-løsningen kan sende data til den andre IT-løsningen (og eventuelt også motta data fra den andre IT-løsningen). Her er to eksempler på integrasjoner som kan være aktuelle når en anskaffer HR-teknologi:

• · Integrasjon mellom et rekrutteringssystem og et arkivsystem: Rekrutteringssystemet sender automatisk arkivverdige dokumenter (innkomne søknader, annonsetekster, etc.) til arkivsystemet.

• · Integrasjon mellom et lønnssystem og et regnskapssystem: Data overføres automatisk mellom lønnssystemet og regnskapssystemet.

Konsulentbistand ved anskaffelse av HR-teknologi

Trenger din virksomhet hjelp til å velge lønnssystem, HR-system eller annen type HR-teknologi, eller til å videreutvikle denne typen teknologi? Her er to konsulentselskaper som kan hjelpe din virksomhet med anskaffelse og/eller utvikling av HR-teknologi:

• • • • · Martin Jonassen A/S - Dette er et uavhengig konsulentselskap som har tung erfaring innen lønns- og personaldatasystemer. De tilbyr "rådgivning til bedrifter som vurderer å bytte lønns- og personaldatasystem, outsource lønnstjenesten eller effektivisere lønns- og personalarbeidet", samt internrevisjon av lønnsfunksjonen.

      • · Deloitte - Deloitte tilbyr tjenesten "HR-transformasjon". De kan bidra til å utvikle virksomhetens HR-funksjon innenfor områdene strategi, organisering, prosesser og teknologi. Deloitte kan dessuten bidra med juridisk eksptertise relatert til HR.