Valg av lønnssystem

Informasjon om lønnssystemer

Tips om valg av lønnssystem og HR-system:

Et lønnssystem er et system som blant annet benyttes til å utbetale lønn til en virksomhets ansatte. Lønnssystemene benyttes også til mange personaladministrative oppgaver, som å registrere når ansatte tiltrer eller fratrer, å registrere når ansatte har ferie, å registrere de ansattes arbeidstid, og å registrere sykefravær. Siden lønnssystemene inneholder mye data om de ansatte, kan de også benyttes til å ta ut data og statistikk om de ansatte, for eksempel om sykefravær eller personalturnover i virksomheten.

Noen av lønnssystemene inngår som en modul i et ERP-system (ERP er en type programvare som støtter opp om mange av virksomhetens virksomhetsområder, som for eksempel lager, salg, innkjøp, regnskap og lønn). ERP-systemer benyttes i liten grad av små virksomheter, da de primært er beregnet på større virksomheter.

Ved valg av lønnssystem må en blant annet tenke på følgende:

• · Hvilke funksjoner ønsker en at skal være inkludert i systemet? Forskjellige løsninger inkluderer forskjellige funksjoner.

• · Hvor stor er virksomheten som skal benytte systemet? Enkelte lønnssystemer passer best for små virksomheter, mens andre lønnssystemer passer best for større virksomheter.

• · Hvilke andre systemer som virksomheten benytter skal lønnssystemet fungere sammen med? Det er viktig at lønnsystemet fungerer godt sammen med bedriftens regnskapssystem. Og hvis bedriften benytter et ERP-system, vil det ofte være lurt å benytte lønnsmodulen fra ERP-systemet som lønnssystem.

• · Offentlige virksomheter som er kunder hos Statens pensjonskasse (SPK) kan kun benytte lønnssystemer som er godkjent av SPK. Liste over hvilke systemer som er godkjent finnes her.

• · Mange virksomheter kan spare penger på å outsource lønnsarbeidet istedenfor å drive med dette selv. Kan outsourcing være aktuelt for virksomheten? Ta gjerne en kikk på vår liste over firmaer som tilbyr outsourcing av lønn- og HR-tjeneter.

I tillegg til å benytte et lønnssystem, er det mange virksomheter som velger å benytte et HR-system*. HR-systemer inkluderer vanligvis flere funksjoner som et lønnssystem ikke inkluderer. Når en virksomhet skal velge om de skal anskaffe et HR-system, og eventuelt hvilket HR-system som skal anskaffes, bør en bl.a. tenke på følgende:

• · Har en behov for flere funksjoner enn de funksjonene som er inkludert i lønnssystemet som virksomheten benytter? Hvis lønnssystemet f.eks. kan brukes til personaladministrasjon, trenger en ikke nødvendigvis å anskaffe et HR-system i tillegg for å utføre personaladministrasjon. Hvis det imidlertid er noen funksjoner en trenger som ikke er inkludert i lønnssystemet, bør en vurderer å anskaffe et HR-system som inkluderer disse funksjonene.

• · Hvilke funksjoner/oppgaver ønsker en å benytte HR-systemet til? HR-systemene som er inkludert i vår liste over HR-systemer inkluderer ganske forskjellige funksjoner, så her gjelder det å velge det systemet som best oppfyller de behovene virksomheten har.

• · Vil HR-systemet kunne fungere bra sammen med lønnssystemet? Det er ofte nødvendig å kunne overføre data mellom lønnssystemet og HR-systemet, og derfor bør en passe på at det HR-systemet som en anskaffer fungerer godt sammen med lønnssystemet.

Firmaer som leverer lønnssystemer

Her er en liste over noen firmaer som leverer noen av lønnssystemene som er nevnt lenger opp på denne siden. Disse firmaene kan ta ansvaret for prosjektering og implementering av lønnssystemet:

• Amesto - leverer bl.a. Visma

• Columbi Micro - leverer bl.a. Visma

• Office Center - leverer bl.a. Visma